Как мы боролись с Google-таблицами

Я часто встречал ЭТО в любой компании, независимо от размера, состава и статуса. Бесконечные гугл-таблички! Видимо, это самый простой способ ведения дел и отчётов. Но у него есть подводные камни.

Таблицы разрастаются. Их нужно заполнять. Долго и муторно. Иногда сотрудникам приходится тратить часы на то, чтобы руками заполнить данные из разных табличек. Что-то найти, что-то сосчитать.

Кто-то делает по уму - программирует и автоматизирует таблички, чтобы данные подставлялись из разных мест, фильтровались как нужно и т. д.

В одной компании я даже видел мастерски написанное большое приложение на базе гугл-табличек. Причём этим заморочился сам директор компании. И у него получилась сложная автоматизированная система. Но это единичные случаи.

В большинстве вариантов сотрудники сидят и руками заполняют отчёты.

Самый «дикий» случай на моей памяти - когда на составление еженедельного отчёта сотруднице требовалось 3 часа.

Т. е. каждую неделю уходило по 3 часа только на то, чтобы сделать отчёт. Это более 12 рабочих часов в месяц! Как по мне, это полный треш :) А таких отчётов может быть несколько…

Как раз этот случай пробудил во мне неприязнь к пресловутым гугл-табличкам. И желание начать автоматизировать.

Сначала мы с командой проанализировали, откуда берутся данные. Изучили логику заполнения этих отчётов. Большая часть данных хранилась в CRM-системе и в табличку тупо дублировалась.

Затем посмотрели, откуда берутся недостающие данные - часть данных считалась по определённым формулам из уже полученных данных. И оставалась небольшая часть на ручное добавление.

Мы написали небольшое веб-приложение, которое собирает данные из CRM в нужном формате, что-то высчитывает и выводит в виде понятной таблицы с вкладками и фильтрами.

В итоге создание еженедельного отчёта стало занимать 3–4 минуты против 3 часов.

После этого мы вошли во вкус! :) А это небольшое веб-приложение выросло в крупный индивидуальный веб-сервис для компании с десятками отчётов и дешбордами. Которым ежедневно и активно пользуются уже на протяжении нескольких лет. Но это уже совсем другая история…

Если вы хотите так же, можете связаться со мной, и мы посмотрим, как и что можно автоматизировать у вас.

Но! Это не подойдёт тем руководителям, которые во что бы то ни стало хотят загрузить своих сотрудников работой, лишь бы они не сидели без дела. Если вы из таких - лучше продолжайте работать с табличками :)